Dans le cadre de notre activité professionnelle, nous sommes amenés à recueillir et à traiter des données à caractère personnel.
Ces données peuvent concerner nos clients, prospects, fournisseurs, prestataires, salariés, stagiaires et candidats à l’emploi.
Les données collectées :
La société GID ne gère pas de données sensibles au sens entendu par la CNIL et le RGPD, données concernant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, la santé ou la vie sexuelle.
La société GID collecte les données à caractère personnel suivantes :
- Nom, prénom
- Adresse postale
- Numéros de téléphone, mobile, fax
- Adresse électronique
- Fonction occupée au sein de l’entreprise
- Curriculum Vitae
- Pièce d’identité
Dans le cadre de nos services d’infogérance informatique, nous sommes également amenés à collecter les données techniques suivantes (uniquement pour nos clients) :
- Adresses IP
- Comptes utilisateur, identifiants de connexion
- Mots de passe
Comment les données sont collectées :
Vous consentez à ce que GID collecte vos Données personnelles lorsque vous renseignez les documents suivants :
- Formulaire de contact sur le site internet gid.fr
- Formulaire pour postuler à une offre d’emploi sur le site internet gid.fr
- Formulaire d’inscription à la plateforme de suivi des interventions en ligne
- Echange d’email
- Conversation téléphonique
- Dossier de leasing
Les finalités :
GID veille à collecter et à traiter les Données Personnelles pertinentes, adéquates, non excessives et strictement nécessaires à l’atteinte des finalités exposées ci-après.
Les finalités de la collecte des données à caractères personnel sont :
- Prospection commerciale
- Communication d’informations concernant nos services
- Gestion des demandes d’assistance
- Gestion d’une base client / prospect /fournisseur
- Gestion de la comptabilité et de la facturation
- Gestion des impayés
- Exécution des prestations de service
- Suivi de l’exécution du contrat
- Réalisation d’enquête de satisfaction visant à améliorer nos services
- Elaboration de statistiques visant à optimiser nos services
- Traiter les candidatures à l’emploi et gérer les sources de recrutement
Les finalités de la collecte des données à caractère personnel pour nos salariés sont :
- Transmission des fiches de paie
- Envoi de courriers
- Mise à disposition d’équipements informatiques
- Déclaration préalable à l’embauche et Déclaration sociale nominative
- Inscription complémentaire santé
Stockage des données à caractère personnel :
La société GID prend toutes les précautions utiles afin de préserver la sécurité et la confidentialité des Données à caractère personnel et notamment d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
Les recommandations de la Commission Nationale Informatique et Liberté sont prises en compte dans la gestion de la sécurité pour l’ensemble du Groupe.
Durée de conservation des données et archivage :
La durée de conservation dépend de l’activité concernée, de la nature du contact (client ou prospect) et des usages du secteur.
- La société GID conserve certains documents obligatoires (ex: factures ) pour la durée légale de conservation.
- La durée de conservation des données personnelles est fixée par défaut pour une durée de 10 ans sauf en cas demande d’un contact.
Certaines données sont conservées pour une durée de conservation plus courte :
- Les données des prospects sont supprimées au-delà d’une durée de 3 ans sans réponse à aucune sollicitation.
- Les CV des candidats sont conservés pendant une durée de 2 ans.
Vos droits sur vos données personnelles :
Il vous est possible, sur simple demande écrite, d’accéder aux Données personnelles vous concernant, de demander leur modification ou leur rectification, ou d’exiger de ne plus figurer dans la base de données de GID.
Au titre du droit d’accès, vous êtes autorisé, conformément à l’article 15 du RGPD, à interroger GID en vue d’obtenir la communication des Données personnelles vous concernant sous une forme accessible, la confirmation que vos Données personnelles font ou ne font plus l’objet d’un traitement, la communication des finalités du traitement, des catégories de Données personnelles traitées et des destinataires auxquels les Données personnelles sont communiquées et la durée de conservation des Données ou bien les critères utilisés pour déterminer cette durée.
Conformément à l’article 16 du RGPD, le droit de rectification vous confère le droit d’exiger de GID que soient rectifiées, complétées ou mises à jour les Données personnelles vous concernant lorsqu’elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées.
Dans les conditions prévues à l’article 17 du RGPD, vous pouvez également demander l’effacement des données vous concernant.
Vous pouvez en outre demander à ce que le traitement de vos données personnelles soit limité dans les conditions de l’article 18 du RGPD.
Dans les circonstances prévues à l’article 20 du RGPD, vous pouvez récupérer auprès de GID les Données personnelles que vous lui avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, aux fins de les transmettre à un autre responsable de traitement.
Conformément à l’article 21 du RGPD, vous avez la possibilité de vous opposer, à tout moment, au traitement de vos Données personnelles à des fins de prospection commerciale.
Pour exercer vos droits d’accès, de rectification ,d’effacement, de limitation, de portabilité et d’opposition susvisés, il vous suffit d’adresser votre demande par courrier électronique à l’adresse suivante:
rgpd@gid.fr
GID fournira à la personne qui exerce l’un de ces droits des informations sur les mesures prises, dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois, eu égard à la complexité et au nombre de demandes.
Si GID ne donne pas suite à la demande, elle en informera la personne, dans les meilleurs délais, et au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la réception de sa demande des motifs de son inaction et de la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle et de former un recours juridictionnel.
L’exercice de ces droits se fait à titre gratuit.Toutefois, en cas de demande manifestement infondée ou excessive, GID se réserve la possibilité d’exiger le paiement de frais tenant compte des coûts administratifs, ou de refuser de donner suite à ces demandes.
